塾メールマニュアル

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☆お知らせ

zm8855691515akaこの塾メールWEBマニュアルのリンクを塾メールのホームページに設置しました。http://mailsystem.zerostudy.com/
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 最初に

塾メールご利用の前に

★ 一番重要です

塾メールご利用の最大のポイントはご利用者(保護者)の受信設定です。

設定変更を保護者にお願いする際の参考資料(当教室で使っているものです)ダウンロードしてお使いください。word pdf


塾メールマニュアル目次

塾メールの環境

生徒登録

個別登録 ・一括登録

個別メールの使い方

一斉メールの使い方

授業報告メールの使い方

チャイムの使い方

カードの作成《参考》

バーコードの作成方法

バーコード作成その1 2016年5月20日以前に塾メールを導入された方【Mibarcd】を使ったバーコード作成方法

バーコード作成その2 2016年5月20日以降に塾メールを導入された方

塾メールご利用の最大のポイントは受信設定です

テンプレートなどの資料ダウンロード

トラブル対応

・塾メールのwebは正常に反応するがメールが保護者に届かない
・あるとき突然メールが届かなくなった
・カードをスキャンすると別の生徒の保護者にメールが飛ぶ
・塾メールでは届かないがパソコンのメールシステムからは届く
・受信側の完全一致登録のすすめとお願い
※GメールやYahooメールを配信用アドレスにするとメールが届かない
・auスマホで受信設定する方法 二つの資料PDF

外部サイト

オプション

おすすめ情報・おすすめグッズ

222-150-117-235 塾メールの環境

7297pi 塾メールはパソコン・スキャナ・カードをそろえるだけで使うことができます。


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1515akaインターネット環境

ISDN・ADSL・光いずれでもOK

1515akaパソコン

スッペクは小さなもので大丈夫です。

ウインドウズでもマックでも使うことができますが、MACだと一部不具合があるというケースがありましたのでウインドウズがおすすめです。

参考のパソコン

1515akaスキャナー
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バーコードを読むことができるものであれば大丈夫です。

参考のスキャナー

一番よくご利用されているスキャナーです。

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少し高いのですが自動感知スキャナーで生徒がバックを持ったままスキャンすることもできます。

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ワンポイントアドバイス

Amazonや価格ドットcomなどのネットショップを利用すると安く購入することができます。

上記機器のAmazonでの販売品は【外部サイト】の欄にリンクを設置してあります。

1515akaカード

カードに生徒固有のバーコードを貼り付けします。

塾メールでは表で入室、裏で退室のメールを送信します。

送信記録も入室と退室が記録されます。

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カードの参考

バーコードの作成方法は【カードの作成《参考》】を参考にしてください

カードのテンプレートは【テンプレートなどの資料ダウンロード】からダウンロードできます

上記カード参考

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ワンポイントアドバイス

Amazonや価格ドットcomなどのネットショップを利用すると安く購入することができます。

上記カードのAmazonでの販売品は【外部サイト】の欄にリンクを設置してあります。

222-150-117-235 生徒登録

7297pi 個別登録と一括登録の二つの登録方法があります。

1515aka個別登録

随時一人一人登録する時に使う普段使いの登録です。

生徒一覧→生徒登録

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ワンポイントアドバイス

カードの先行作成などの時、とりあえず仮の生徒登録をしておくことが可能です。

その際には学年について仮の選択をしてください。

1515aka一括登録

新規生徒を一度に登録するときに使うと便利です。

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ワンポイントアドバイス

カードの先行作成などの時、とりあえず仮の生徒登録をしておくことが可能です。

その際に名前に英数字を使うと表示画面にエラーが出ることがあります。

222-150-117-235 個別メールの使い方

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ワンポイントアドバイス

名前タグを挿入ボタンを使うことで生徒名が入力されます。

その際は敬称をつけることを忘れないようにすることが大切です。

222-150-117-235 一斉メールの使い方

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ワンポイントアドバイス

名前タグを挿入ボタンを使うことで生徒名が入力されます。

その際は敬称をつけることを忘れないようにすることが大切です。

222-150-117-235 授業報告メールの使い方

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222-150-117-235 チャイムの使い方

ワンポイントアドバイス

チャイムはWEB画面が表示されている時に起動します。

チャイムの時間設定を新規登録したときはもう一度WEB画面を立ち上げ直すことで設定が反映されます。

222-150-117-235 カードの作成 《参考》

ワンポイントアドバイス その1

カードの作成方法は色々あると思いますので、ここでは参考の作成方法を紹介します。

①カードテンプレートの準備

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②名前の入力・バーコードの貼付け

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③印刷

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ワンポイントアドバイス その2

バーコードの作成方法は、【バーコードの作成方法】の欄を参考にしてください。

上記参考のカードのテンプレートは【テンプレートなどの資料ダウンロード】の欄からダウンロードできます。

222-150-117-235 バーコードの作成方法

ワンポイントアドバイス その1

バーコードの作成方法は2016年5月20日以前の方はカード作成ソフトで作成。

ここではフリーソフト【Mibarcd】を利用いたします。バーコード作成その1【Mibarcd】を使ったバーコード作成方法を参考にしてください。

2016年5月20日以前に塾メールを導入された方は。管理ツール内の生徒一覧の入室バーコード・退室バーコードをクリックすることで作成できます。バーコード作成その2を参考にしてください。

1515akaバーコード作成その1【Mibarcd】を使ったバーコード作成方法

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ワンポイントアドバイス その2

フリーソフト【Mibarcd】は、テンプレートなどの資料ダウンロードからダウンロードできます。



1515akaバーコード作成その2

2016年5月20日以降に塾メールを導入された方は管理ツール内の生徒一覧の入室バーコード・退室バーコードをクリックすることで作成できます。

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222-150-117-235 塾メールご利用の最大のポイントは受信設定です

塾メールのご利用にとって最大のポイントは、メールを受信される保護者のスマホ・携帯での受信設定です。

特に携帯・スマホ購入後に拒否設定をしたことがないという場合も、最初から独自の設定がされていることが多くあります。

塾メールは、インタ―ネットサーバーから直接送られる情報のため、普段使いのメールからは受信されるけれど、塾メールからは受信されないということが起きる可能性が高くあります。

是非、保護者様が塾メールを新規ご利用されるときには、【受信設定】についてご案内をしていただくようお願いしてください。

保護者様に塾メールをご利用していただく時にお渡しする案内のサンプルを下記よりダウンロードして参考にしてください。

★保護者宛て塾メールカードをお渡しする時の案内

word pdf

222-150-117-235 テンプレートなどの資料ダウンロード

★カードテンプレート

word(無地)   イラストレーターai  (cs2)

★保護者宛て塾メールご利用の案内

word pdf     参考pdf

★保護者宛て塾メールカードをお渡しする時の案内

word pdf

★保護者宛て塾メールの送信アドレス変更の案内

word pdf

★拒否設定解除方法

word pdf

★バーコード作成フリーソフト

【Mibarcd】 窓の社からダウンロード

★解凍ソフト

+Lhaca 窓の社からダウンロード

222-150-117-235 トラブル対応

保護者へメールが届かない

塾メールのトラブルで一番多いのが「メールが届かない」というケースです。

メール不達のトラブルは取組みを行うことで解決できますので安心してください。

1515aka 塾メールのwebは正常に反応するがメールが保護者に届かない

【確認手順】

生徒登録の状況確認

①メールアドレスが正しく登録されているか

②カードに印刷されたバーコードがその生徒のものであるか

次の項【カードをスキャンすると別の生徒の保護者にメールが飛ぶ】を参考にしてください。

上記に問題がない時は次の次の次の項【塾メールでは届かないがパソコンのメールシステムからは届く】と次の次の次の次の項【塾メール受信側の完全一致登録のすすめ】を参考にしてください。

全然参考にならないときは、塾メール石嶌までご連絡ください。

1515aka あるとき突然メールが届かなくなった

全員届かないときは、塾メールのシステム異常が考えられます。塾メール石嶌までご連絡ください。

特定の生徒について届かなくなったとき

①受信側(メールを受け取る保護者)の携帯が変わってないか。

②送信側が塾メール配信用のメールアドレスを変えていないか。

上記の場合、下記(下の下の下)に記載した【塾メール受信側の完全一致登録のすすめ】を参考にしてください。

全然参考にならないときは、塾メール石嶌までご連絡ください。

7297piとりあえず塾メール石嶌に連絡するもOKです。

電話 0120-946-344

土日祭日問わず365日

平日6:00位から21:00位 土日祭日8:00位~20:00位

メール : fukurou-@amber.plala.or.jp

1515aka カードをスキャンすると別の生徒の保護者にメールが飛ぶ

7297pi原因と対策

これは、カード作成を私の方でさせていただいたときにあったトラブルです。

私のカード作成にミスがあり違う生徒のバーコードを添付して印刷してしまいました。

対策はカード原稿作成時にスキャンテストしてから作成するようにいたしました。

ご迷惑をおかけいたしました。

1515aka 塾メールでは届かないがパソコンのメールシステムからは届く

これは私の教室であったケースです。

塾メールを作ってまもなくの頃ですが、同様の問題を持った保護者の方がお子様のお迎えに
教室にいらっしゃった際に同じ席でテストしたことがあります。

教室のパソコンで塾メールの送信とPCからの送信をしたところこのようなことが起きました。

当時はメール送信のこの問題について色々な人に質問しましたが「そういう不思議なことはないはず」という回答ばかりで困った経験をしました。

7297pi原因と対策 ←クリック PDFファイルが別ウィンドで開きます。

1515aka 受信側の完全一致登録のすすめとお願い

GメールやYahooメールを配信用アドレスにするとメールが届かないという時など、受信側の設定をメールアドレスを完全一致させる個別の指定受信にすると解決するケースがほとんどです。

7297piGメールやYahooメールを配信用アドレスにするとメールが届かない←クリック PDFファイルが別ウィンドで開きます。

1515aka auスマホで受信設定する方法 二つの資料PDF

au受信設定  au スマートフォンで指定したメールを受信できるようにするには

222-150-117-235 外部サイト

★Amazonスキャナー
ビジコムバーコードリーダー
Esky自動感知レーザーバーコードリーダー

★Amazonカード
SUNWASUPPLY JP-ID03 インクジェット用IDカード(穴なし)

★インクジェットプリンターとケーブル
Canon プリンター インクジェット PIXUS iP2700
iBUFFALO USB2.0ケーブル2.0m ブラック BSUAB220BK

222-150-117-235 オプション

塾メールへの特別なご要望にオプションを設けることにしました。

1515aka ポイント制を導入したい

生徒が入退室するとポイントゲット。何かと交換してポイント消化。こういうポイントシステムを入れたい。 日数5日 /工費 \15,000

1515aka 手動で生徒のコード入力がしたい

バーコードを使わず手打ちで生徒のコードを入力することで入退室メールを送信することができます。日数1日 /工費 \3,000

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手動入力後は自動的にスキャン入力に切り換わります。

7297piオプション導入をご希望のときは塾メール石嶌にご連絡ください。

「こんなの作れないか」どんどんご提案ください。ご提案お見積りは無料です。塾メールご利用者全員が「これは便利」というときには設置も無料になることがあります。

電話 0120-946-344

土日祭日問わず365日

平日6:00位から21:00位 土日祭日8:00位~20:00位

メール : fukurou-@amber.plala.or.jp

2016年5月20日以前に塾メールを導入された方

・生徒一覧画面からバーコードを作成する機能

・入退室メールを複数(全4件)の方にメールを送信する機能

につきましてはご希望の方に無料で設置いたします。

お気軽にご連絡ください。

222-150-117-235 おすすめ情報・おすすめグッズ

このコーナーでは、使ってみて便利だったものや役立ったものを紹介します。写真をクリックするとホームページが開きます。

購買用ホームページ

1515aka アスクル

普段使いのコピー用紙や封筒など文具はネットで購入すると楽なので使っています。昼間注文すると翌日届くのが魅力です。

ここから登録できます。

1515aka Amazon.co.jp

本以外にも文具や電気製品など、あれこれネット検索しているよりもてっとりばやく大方一番安く早く購入することができるのでやたら使っています。

amazon

文具

1515aka 寿堂 FSC認証クラフト封筒 角2(A4) 100枚(アスクル)

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毎月生徒に案内を送付する時に使っています。
背中のつなぎ目が横にあるのでプリンターで宛名を印刷するときに助かります。
1515aka ストラップ付名札 チャック式 グレー 5組 HEROES(アスクル)
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私の教室では新しく作成した塾メールのカードを渡す時にこのストラップ付フォルダーに入れて案内用紙と一緒に渡しています。

グッズ

年に一回ずつ位に手作りキーホルダー作成キットとデコチョコでオリジナルノベルティグッズを作っています。

1515aka エレコム 手作りキーホルダー作成キット 角型 3個入りEDT-KH2 (Amazon)
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1515aka DECOチョコ 世界でたったひとつのオリジナルチョコレートが簡単らくらくに作れる!
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ブック

最近読んだ本
影響力の武器[第三版]: なぜ、人は動かされるのか(Amazon)

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ファースト&スローを読んで関心を持った行動心理学。その実践編というところでしょうか。ふとんの中で読むとよく眠れました。比較的厚い本なので枕にもなるかもしれません。

その他

準備中

222-150-117-235 その他、メニューにはないこと・・・

塾メールにも塾にも関係ないことなのでパスしてOK、無視してください。

日清のカップヌードルのホームページでやっていた、クイズに答えて走らないバイクを当てよう!プレゼント企画。

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当たりました!!!

現在、このバイクは我が家にあります。

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222-150-117-235 ふくろうの森 塾長のお気軽ブログ

http://study054.com/blog/

ふくろうの森のブログですが、時々、塾メールのことも書きます。

あんまり役に立たない情報ばかりですが、暇で暇でしかたがないときに、どうでもいい情報でよろしければ、どうぞご覧ください。

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